Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe – das ändert sich 2025

Wenn Ihr Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigt, wird ein Beitrag zur Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben erwartet. Geregelt ist dies im Neunten Sozialgesetzbuch. Es schreibt eine Zahl von „jahresdurchschnittlich“ zu besetzenden Arbeitsplätzen oder eine Prozentzahl vor, die Pflichtarbeitsplätze. Wenn die Quote nicht erreicht ist, wird eine Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe an das zuständige Integrationsamt fällig. Die eingenommenen Beträge sollen ein Antrieb für die Einstellung von Menschen mit Behinderung sein, gleichzeitig ist ein Ausgleich für gesparte Kosten beabsichtigt. Die Einnahmen – im Jahr 2020 rund 627 Mio. Euro – fließen im Wesentlichen in die Förderungen von „erwerbsfähigen Menschen mit einer wesentlichen Behinderung“ und der aufnehmenden Betriebe.

Wie wird die Zahl der behinderten Mitarbeiter berechnet?

Um einen Erfüllungsgrad zu definieren, wird die Zahl der vorhandenen Arbeitsplätze mit der Zahl der behinderten Mitarbeiter in Beziehung gesetzt. Hier taucht die erste Frage auf: Wer gilt im Sinne des SGB IX als behindert? Es werden nicht nur schwerbehinderte Menschen mit einem Grad der Behinderung (GdB) ab 50 angerechnet, sondern auch behinderte Beschäftigte mit einem GdB ab 30 und einer anerkannten Gleichstellung. Auch Teilzeit/Altersteilzeit der behinderten Person kann eine Erhöhung der anzurechnenden Pflichtarbeitsplätze auslösen. Schwerbehinderte Auszubildende zählen sogar zwei- bis dreifach. Rund um die Berechnung des Erfüllungsgrads existieren einige Sonderregelungen, auch bei Beauftragung von Werkstätten für behinderte Menschen. Ein Sonderfall gilt ab dem Jahr 2024: Beschäftigte, die aus einer Behindertenwerkstatt in den freien Arbeitsmarkt wechseln, können in den ersten beiden Jahren mit zwei Pflichtarbeitsplätzen angerechnet werden.

Stichtag: 31. März

Arbeitgeber sind verpflichtet, jährlich eine Aufstellung der beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter bei der Agentur für Arbeit einzureichen. Diese Meldung ist bis zum 31. März des Folgejahres abzugeben. Eine leistungsfähige Personalsoftware vorausgesetzt kann die Meldung mit wenig Aufwand erstellt werden. Es kommt darauf an, dass die Personalstammdaten die entsprechenden Parameter enthalten.

Basierend auf dieser Aufstellung ermittelt das Integrationsamt den Betrag, den Unternehmen gegebenenfalls als Ausgleichsabgabe zahlen müssen. Die Personalsoftware liefert die Daten, um die Anforderungen an das Meldewesen für die Ausgleichsabgabe zu erfüllen.

Wie hoch fällt die Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe aus?

Im Jahr 2025 treten einige bedeutende Änderungen in Bezug auf die Ausgleichsabgabe in Kraft. Die wichtigsten Änderungen umfassen erhöhte Abgabesätze und neue Anreize zur Einstellung von schwerbehinderten Mitarbeitern, schon für das Berichtsjahr 2024. Für Unternehmen mit weniger als 40 und weniger als 60 Arbeitsplätzen gibt eine Tabelle die Abgabensätze pro fehlendem Pflichtarbeitsplatz und Monat wieder:

Für Unternehmen mit mehr als 60 Beschäftigten werden die Zahl der Pflichtarbeitsplätze und die prozentuale Erfüllungsquote berechnet. Und dann wird es teurer – je nach Erfüllungsgrad steigen die Kosten pro nicht besetztem Arbeitsplatz auf mittlerweile 720 Euro pro Monat – mit steigender Tendenz für den kommenden Veranlagungszeitraum.

Unterstützung durch Personalsoftware

Eine gute Personalsoftware für die Entgeltabrechnung mit integriertem Meldewesen, wie HANSALOG VISION, kann die Erstellung der Meldungen automatisieren. Die innovative Cloudlösung berücksichtigt sämtliche relevanten Daten, darunter Betriebsstätten, die Anzahl der monatlich beschäftigten Mitarbeiter sowie spezifische Informationen zu den beschäftigten Schwerbehinderten. Bei der Meldung werden die erforderlichen Angaben aufbereitet und effizient an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Eine zeitaufwändige manuelle Erfassung entfällt. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern bei der Meldung.

Durch die Implementierung solcher Softwarelösungen können Personalsachbearbeiter und Mitarbeitende der Lohnbuchhaltung ihre Prozesse optimieren und sich auf Lösungen konzentrieren, um die Ausgleichsabgabe zu reduzieren oder zu vermeiden. Parallel dazu kann ein Kontakt zum zuständigen Integrationsamt lohnen, um spezifische Informationen zur Förderung der Beschäftigung schwerbehinderter Mitarbeiter zu erhalten.

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